El reto: un chatbot municipal antes de la Festa des Vermar
Cuando el Ajuntament de Binissalem contactó con SINT en agosto de 2024, tenían una fecha inamovible: la Festa des Vermar, la celebración vinícola más importante del municipio, arrancaba la última semana de septiembre. Querían un asistente virtual que pudiera responder preguntas sobre el programa de fiestas, horarios de actos, ubicación de los stands y también sobre trámites municipales habituales. Teníamos exactamente tres semanas.
Fase 1: Auditoría de contenido y entrenamiento (días 1-7)
El primer paso fue recopilar toda la información pública del ayuntamiento: bandos, ordenanzas de participación ciudadana, el programa completo de la Festa des Vermar, horarios de oficinas, documentación necesaria para trámites como el empadronamiento o la solicitud de licencias de obra menor. Procesamos más de 120 documentos y los estructuramos en una base de conocimiento que el agente pudiera consultar en tiempo real. También integramos datos turísticos: rutas por las bodegas, patrimonio histórico del casco antiguo y recomendaciones de restauración local.
Fase 2: Configuración multiidioma y pruebas (días 8-16)
Binissalem recibe visitantes de toda Europa durante la vendimia, así que el agente se configuró para responder en catalán, castellano e inglés, detectando automáticamente el idioma del usuario. Durante esta fase, el equipo de atención ciudadana del ayuntamiento probó el sistema con consultas reales que recibían habitualmente por teléfono: «¿Qué documentación necesito para empadronarme?», «¿A quina hora comença la trepitjada de raïm?», «Where can I park during the festival?». Ajustamos respuestas, tono y nivel de detalle hasta que el equipo dio el visto bueno.
Fase 3: Lanzamiento y primeros resultados (días 17-21)
El chatbot se integró en la web municipal y en un widget accesible desde el móvil. Durante las dos semanas de la Festa des Vermar, el agente atendió más de 1.400 consultas, de las cuales el 38% se realizaron fuera del horario de oficina. Las preguntas más frecuentes fueron sobre el programa de actos (27%), aparcamiento y accesos (19%) y trámites de empadronamiento (15%). El equipo de atención ciudadana reportó una reducción del 31% en llamadas telefónicas sobre temas que el chatbot ya cubría.
Lecciones aprendidas
Este proyecto demostró que un municipio de 9.000 habitantes puede tener un asistente IA de calidad sin necesidad de presupuestos desorbitados ni plazos de meses. Las claves fueron la colaboración estrecha con el personal del ayuntamiento — ellos conocen las preguntas reales de los vecinos — y una metodología de implantación pensada para municipios que no tienen departamento de informática propio. Hoy el chatbot de Binissalem sigue operativo y se actualiza mensualmente con nueva información municipal.
